Universitas YARSI. (Foto: yarsiacid)
JAKARTA, RADARBANGSA.COM - Records Officer atau dalam Bahasa Indonesia diterjemahkan sebagai pengelola arsip dinamis merupakan pekerjaan yang belum banyak dikenal oleh lulusan Prodi Perpustakaan dan Sains Informasi, padahal kompetensi Records Officer dibutuhkan di setiap lembaga termasuk perusahaan-perusahaan besar.
"Records Officer merupakan salah satu peluang kerja yang dapat diisi oleh lulusan Program Studi Perpustakaan dan Sains Informasi, selain profesi lainnya seperti Pustakawan (librarian). Sayangnya belum ada yang tahu," ujar dosen Prodi Perpustakaan dan Sains Informasi di Universitas YARSI, Nita Ismayati, Kamis, 24 Februari 2002 dalam keterangan tertulis.
Menurut Nita, Records Officer memiliki peran yang sangat penting bagi sebuah lembaga karena tanpa informasi dan data yang terekam di sebuah arsip dinamis, sebuah lembaga tidak dapat menjalankan fungsinya dengan baik.
"Semua kegiatan administrasi akan terhenti tanpa tersedianya arsip dinamis yang dibutuhkan," katanya.
Diterangkannya, pengambilan keputusan lembaga akan terhambat tanpa tersedianya arsip dinamis yang otentik dan andal. Berdasarkan Dictionary Archives Terminology, Records Officer adalah orang yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan arsip dinamis (records) di unit suatu lembaga di bawah supervisi program manajemen arsip dinamis (records management).
"Pengelolaan meliputi penciptaan dan penerimaan arsip dinamis lembaga, penggunaan, penyimpanannya, dan temu kembali, serta penyusutan dan pelestarian arsip dinamis" ujarnya.
Perempuan penyandang pendidikan S-1 dan S-2 dari Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi Universitas Indonesia (UI) menuturkan, tugas seorang Records Officer adalah menciptakan dan memelihara arsip dinamis dan data perusahaan agar dapat ditemukan kembali dengan cepat. Mengembangkan kebijakan penyebaran dan penyimpanan arsip dinamis. Memeriksa informasi yang diciptakan dan disimpan dalam berbagai media. Menganalisis kebutuhan informasi lembaga dan mengembangkan prosedur untuk memastikan kebutuhan informasi lembaga terpenuhi.
"Menentukan lamanya waktu simpan sebuah jenis arsip dinamis dengan mengacu pada kebijakan dan persyaratan yang berlaku. Serta melakukan pengawasan terhadap perubahan bentuk arsip dinamis dari kertas ke bentuk elektronik," katanya.
Dia menambahkan, menjadi seorang Records Officer juga akan banyak berhubungan dengan staf unit kerja lain karena berkaitan dengan terpenuhinya kebutuhan data dan informasi mereka.
"Ketelitian merupakan softskill yang harus dimiliki oleh seorang Records Officer. Begitu juga kemampuan komunikasi baik lisan dan tulisan, kemampuan menganalisis dan memecahkan masalah, negosiasi, kemampuan berorganisasi, serta kepercayaan diri yang kuat karena Records Officer melakukan komunikasi dalam pelaksanaan tugasnya dengan semua staf dan pimpinan lembaga," katanya lagi.
Nita memaparkan, Record Officer merupakan pekerjaan global yang dibutuhkan oleh perusahaan-perusahaan. Gaji yang ditawarkan di IrishJobs.Ie untuk Records Officer sebesar €18,000.00- €23.000.00 per tahun atau Rp 292.628.361,10 - 374.207.664,58 per tahun atau sekitar 24 juta rupiah per bulan.
Menghadapi kebutuhan dunia kerja global terhadap tenaga Records Officer, mengharuskan program studi untuk mengembangkan kurikulumnya untuk menghasilkan lulusan yang memiliki kompetensi yang sesuai dengan yang dibutuhkan pengguna lulusan.
Pengelolaan informasi berkembang tidak hanya yang terekam dalam koleksi perpustakaan, tetapi juga di lembaga informasi lainnya sesuai dengan tujuan pendidikan tinggi saat ini untuk menghasilkan lulusan yang menguasai literasi data, literasi teknologi, dan literasi kemanusiaan.
Program Studi Perpustakaan dan Sains Informasi memberikan pembelajaran tentang bagaimana mengorganisasikan informasi yang terekam dalam berbagai bentuk media termasuk arsip, mengelola lembaga informasi (perpustakaan, Records Centre, Pusat Dokumentasi, Pusat Arsip, pusat informasi), dan memberikan layanan informasi yang cepat dan mudah dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi.
Informasi yang dipelajari tidak hanya informasi yang terekam dalam koleksi tercetak seperti buku atau arsip kertas, tetapi juga mengelola informasi dalam berbagai bentuk lainnya seperti audio, video, foto, dan informasi dalam bentuk digital. Pengklasifikasian informasi merupakan kompetensi inti yang dipelajari dari Program Studi Perpustakaan dan Sains Informasi agar informasi yang tepat sesuai kebutuhan pengguna dapat disajikan pada waktu yang dibutuhkan yang menjadi bekal ilmu untuk menjadi Records Officer.
Records Officer merupakan tantangan pekerjaan yang luar biasa karena tidak hanya bertanggung jawab terhadap ketersediaan informasi dan data lembaga untuk menghasilkan performa kinerja lembaga yang memuaskan, namun juga menyelamatkan asset dan kepentingan perusahaan di ranah hukum sekaligus menjadi penjaga memori lembaga (The Guardian of Corporate Memory).
